Kopen of laten bouwen?

De vraag komt bijna altijd als «wat zou het kosten om dit te laten bouwen?». Dat is de verkeerde vraag, want de prijs krijgt pas betekenis als vaststaat of bouwen überhaupt het juiste antwoord is.

Wanneer u moet kopen

• Het probleem is algemeen: boekhouding, loon, e-mail, digitale handtekening. Duizenden bedrijven hebben precies uw versie ervan
• Er bestaat een volwassen product met jaren aan functies die u anders zelf moet bedenken
• Het proces is geen concurrentievoordeel — het moet gewoon gebeuren
• U wilt dat onderhoud, beveiliging en wetswijzigingen de verantwoordelijkheid van een ander zijn

Meestal is het antwoord: kopen. We zeggen dat geregeld tegen mensen die bij ons kwamen om iets te laten bouwen.

Wanneer standaardsoftware ophoudt de goedkope keuze te zijn

Op het moment dat u mensen gaat betalen om de software te omzeilen. De licentie is zichtbaar en bescheiden. De twee uur per week die vier mensen besteden aan het overzetten van gegevens is onzichtbaar en enorm, en staat op geen enkele factuur.

• U exporteert uit het ene systeem om in het andere te plakken, elke week
• U betaalt per gebruiker voor een pakket waarvan de meeste gebruikers drie van de tweehonderd functies nodig hebben
• Juist het proces dat u onderscheidt van concurrenten is het proces dat de software weigert
• U heeft een wijziging nodig en wacht op een leverancier die geen enkele reden heeft zich erom te bekommeren

De eerlijke rekensom

Maatwerk kost vooraf meer en heeft geen kosten per gebruiker. Die ruil betaalt zich alleen terug als het ding lang genoeg leeft. De echte vraag gaat dus niet over prijs: bestaat dit proces over drie jaar nog, ongeveer in deze vorm?

Zo ja, dan kan bouwen ruim winnen. Is het een pleister op een tijdelijke rommel, koop dan iets goedkoops of doe niets, en ruim de rommel op.

De hobbel: wat u laat bouwen, moet een ander kunnen onderhouden

De mislukking die we het vaakst zien, is geen slecht gebouwd systeem. Het is een goed hulpmiddel, gebouwd door iemand die daarna vertrok. Het werkt tot de dag dat het niet meer werkt, en dan krijgt niemand het meer open.

Sta daarom op de saaie garanties: de code in een account die van u is, documentatie in gewone taal, gangbare bekende techniek, geen exotische afhankelijkheid die één persoon begrijpt.

We zeggen dit tegen ons eigen commerciële belang in. De beste uitkomst van een project is een systeem dat u morgen aan een ander bedrijf zou kunnen overdragen. Wie dat niet wil regelen, verkoopt u een gijzeling met een factuur erbij.

Het antwoord is meestal allebei

In de praktijk zijn bijna alle echte antwoorden hybride: koop de standaarddelen — boekhouding, CRM, mail —, laat de dunne laag bouwen die werkelijk van u is, en verbind ze goed. Het maatwerkdeel is bijna altijd veel kleiner dan men vooraf vreest.

Koop wat u gelijk maakt aan iedereen. Bouw alleen wat u anders maakt.