Iemand tikt de prijslijst drie weken lang over. Twee keer per jaar.

Vraag een willekeurige distributeur wat er gebeurt als een leverancier zijn prijslijst bijwerkt. Het antwoord is bijna altijd hetzelfde: er komt een bestand binnen, iemand zet het naast het beheerpakket open en begint te tikken.

Honderden leveranciers. Duizenden artikelen per stuk. Minstens twee keer per jaar. In een bedrijf met een serieuze catalogus zijn dat weken uit iemands werkzame leven, elk jaar, eindeloos.

Waarom het blijft bestaan

Omdat het niemands project is. Te klein om de aankoop van software te rechtvaardigen en te groot om op één middag af te ronden. En het is seizoensgebonden: tegen de tijd dat u geërgerd genoeg bent om er iets aan te doen, is de update voorbij en heeft u een half jaar om het te vergeten.

En het staat op geen enkele begroting, want het is al betaald. Het komt uit een salaris, niet uit een kostenpost.

Wat het werkelijk kost

• Weken van iemands tijd, twee keer per jaar, aan werk waarvan diegene niets leert
• Het gat ertussen, waarin uw gepubliceerde prijzen die van vorig seizoen zijn — u verkoopt met een marge die u niet meer heeft
• De tikfouten: één verkeerde regel is een product dat maandenlang tegen de verkeerde prijs verkocht wordt voordat iemand het merkt

De derde is de dure — en de enige die niemand meet.

De hobbel: geen twee leveranciersbestanden zijn gelijk

De naïeve versie van dit project gaat ervan uit dat er een standaardbestand bestaat. Dat bestaat niet. Prijzen komen binnen als tekst met een valutateken eraan vast. Kortingen staan op een tweede tabblad. Artikelcodes komen niet overeen met de uwe. En dezelfde leverancier stuurt de volgende keer een andere kolomvolgorde, zonder het te melden.

Het antwoord is dus geen slimme importeur die alles leest. Het is een opgeslagen koppeling per leverancier: deze kolom is de code, die is de prijs, de kortingen staan daar. Eén keer ingericht, elke keer hergebruikt. De eerste update kost een uur instellen. Elke volgende is één keer starten.

De regel die zwaarder weegt dan snelheid

Een slechte import die stilletjes vierduizend prijzen verandert, is veel erger dan drie weken tikken. Tikken is traag, maar een mens merkt wanneer iets niet klopt. Een import niet.

Daarom wordt er niets geschreven voordat het is getoond: hoeveel regels veranderen, welke omhoog gaan, welke omlaag, welke codes nergens aan gekoppeld konden worden. U kijkt ernaar en keurt het goed. Pas dan wordt er iets weggeschreven.

En er wordt nooit verwijderd. Een product dat uit het nieuwe leveranciersbestand is verdwenen, wordt gemarkeerd zodat een mens ernaar kijkt — het wordt niet weggehaald. Bestanden zijn veel vaker onvolledig dan dat catalogi krimpen.

Hoe het daarna is

De prijsupdate wordt een middag, grotendeels besteed aan het lezen van de voorvertoning in plaats van tikken. De persoon die vroeger overtikte, doet die week iets waar een mens voor nodig is.

Het doel was nooit snelheid. Het doel is dat de prijs op uw site de prijs is die u bedoelde.