Alguém volta a digitar a tabela de preços durante três semanas. Duas vezes por ano.

Pergunte a qualquer distribuidor o que acontece quando um fornecedor atualiza a tabela. A resposta é quase sempre a mesma: chega um ficheiro, alguém abre-o ao lado do programa de gestão e começa a escrever.

Centenas de fornecedores. Milhares de referências cada um. Pelo menos duas vezes por ano. Numa empresa com um catálogo a sério são semanas da vida de trabalho de alguém, todos os anos, para sempre.

Porque sobrevive

Porque não é o projeto de ninguém. É pequeno demais para justificar comprar software e grande demais para fechar numa tarde. E é sazonal: quando está farto o suficiente para lhe mexer, a atualização acabou e tem seis meses para esquecer.

E não aparece em nenhum orçamento, porque já está pago. Sai de um salário, não de uma rubrica.

Quanto custa mesmo

• Semanas do tempo de uma pessoa, duas vezes por ano, num trabalho que não lhe ensina nada
• A janela pelo meio, em que os preços publicados são os da época passada — está a vender com uma margem que já não tem
• Os erros de escrita: uma linha errada é um produto vendido ao preço errado durante meses antes de alguém reparar

O terceiro é o caro, e o único que ninguém mede.

O obstáculo: os ficheiros dos fornecedores nunca são iguais

A versão ingénua deste projeto assume que existe um ficheiro padrão. Não existe. Os preços chegam como texto com o símbolo da moeda colado. Os descontos vivem numa segunda folha. Os códigos não coincidem com os seus. E o mesmo fornecedor, da próxima vez, manda as colunas noutra ordem sem avisar.

Por isso a resposta não é um importador esperto que lê tudo. É um mapeamento guardado por fornecedor: esta coluna é o código, aquela é o preço, os descontos estão ali. Configura-se uma vez, reutiliza-se sempre. A primeira atualização custa uma hora de configuração. Todas as seguintes são um arranque.

A regra que conta mais do que a velocidade

Uma importação má que muda em silêncio quatro mil preços é muito pior do que três semanas a escrever. Escrever é lento, mas uma pessoa dá por isso quando algo não bate certo. Uma importação não dá.

Por isso nada é escrito antes de ser mostrado: quantas linhas vão mudar, quais sobem, quais descem, que códigos não foram associados a nada. O senhor olha e aprova. Só então se escreve alguma coisa.

E nunca se apaga. Um produto que desapareceu do novo ficheiro do fornecedor é assinalado para uma pessoa ver — não é removido. Os ficheiros vêm incompletos muito mais vezes do que os catálogos encolhem.

Como fica depois

A atualização de preços passa a ser uma tarde, mais a ler a pré-visualização do que a escrever. A pessoa que antes digitava passa essa semana a fazer algo que faz sentido dar a uma pessoa.

O objetivo nunca foi a velocidade. É que o preço no seu site seja o preço que queria.